Rechtsanwaltskanzlei Christian Alexander
Zuletzt aktualisiert am 7. Oktober 2026Von Volljurist Kai Lange
Kurze Antwort: Mahngebühren darf ein Gläubiger erst verlangen, wenn Sie in Verzug sind. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist deshalb kostenfrei. Danach sind nur die tatsächlichen Kosten des Mahnschreibens zu ersetzen – Papier, Druck, Umschlag und Porto. Gerichte halten etwa 1,20 bis 1,50 Euro je Mahnung für angemessen. Pauschalen von fünf Euro und mehr sind in aller Regel überhöht; der Bundesgerichtshof hat sogar eine Pauschale von 2,50 Euro für unzulässig erklärt, weil darin Personalkosten steckten. Neben den Mahnkosten dürfen Verzugszinsen berechnet werden: seit dem 1. Juli 2026 sind das 6,52 Prozent im Jahr.
Ab wann dürfen Mahngebühren verlangt werden?
Mahnkosten sind Schadensersatz wegen Verzugs (§§ 280, 286 BGB). Entscheidend ist also, wann der Verzug beginnt:
- Mit der ersten Mahnung – wenn die Rechnung kein festes Zahlungsdatum nennt. Diese Mahnung setzt Sie erst in Verzug und darf nichts kosten. Kostenpflichtig sind frühestens die zweite und jede weitere Mahnung.
- Ohne Mahnung – wenn die Zahlung nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „zahlbar bis 15. März“, bei Miete, Kreditraten oder einer geplatzten Lastschrift. Dann sind Sie mit Ablauf des Termins in Verzug, und schon die erste Mahnung kann Kosten auslösen.
- Automatisch nach 30 Tagen ab Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde.
Drei Mahnungen muss übrigens niemand schicken. Der Gläubiger kann nach Eintritt des Verzugs sofort ein Inkassounternehmen beauftragen oder einen Mahnbescheid beantragen.
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Ersetzt wird nur der Schaden, der durch die einzelne Mahnung tatsächlich entsteht. Der Bundesgerichtshof hat das 2019 für einen Energieversorger entschieden: Eine Mahnkostenpauschale von 2,50 Euro war unwirksam, weil sie allgemeine Verwaltungs- und Personalkosten einschloss (Urteil vom 26.06.2019 – VIII ZR 95/18). Zulässig sind allein die Sachkosten des Schreibens.
| Kostenposition | Darf berechnet werden? |
|---|---|
| Porto, Papier, Umschlag, Druck | Ja |
| Arbeitszeit der Buchhaltung, Personalkosten | Nein |
| IT, Mahnsoftware, allgemeine Verwaltung | Nein |
| „Bearbeitungsgebühr“ zusätzlich zur Mahngebühr | Nein |
| Mahnung per E-Mail | Praktisch keine Kosten – eine Gebühr ist kaum zu begründen |
Daraus ergibt sich in der Praxis ein Betrag von gut einem Euro je Brief; die Verbraucherzentralen nennen 1,20 bis 1,50 Euro als von Gerichten akzeptierten Rahmen. Steht in den Geschäftsbedingungen eine höhere Pauschale, ist die Klausel unwirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden übersteigt oder Ihnen den Nachweis abschneidet, dass ein geringerer Schaden entstanden ist (§ 309 Nr. 5 BGB).
Verzugszinsen: 6,52 Prozent seit Juli 2026
Ab Verzugseintritt schulden Sie Zinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent; der Verzugszins für Verbraucher liegt damit bei 6,52 Prozent im Jahr.
Beispiel: Eine Rechnung über 500 Euro wird 90 Tage zu spät bezahlt. Die Verzugszinsen betragen 500 € × 6,52 % × 90 / 365 = 8,04 Euro.
Höhere Zinsen darf der Gläubiger nur verlangen, wenn er einen höheren Schaden nachweist, zum Beispiel weil er selbst einen teureren Kredit in Anspruch nimmt.
Die 40-Euro-Pauschale gilt nicht für Verbraucher
Die Verzugspauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB) gibt es nur im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Wird sie von Ihnen als Privatperson verlangt, können Sie die Position zurückweisen. Als Selbstständiger müssen Sie sie dagegen zahlen, wenn Sie eine Rechnung eines anderen Unternehmens verspätet begleichen.
Rücklastschrift, Inkasso, Anwalt: Was noch dazukommen kann
- Rücklastschrift: Platzt eine Lastschrift, darf der Gläubiger die Gebühr weitergeben, die seine Bank ihm tatsächlich berechnet hat – nicht mehr.
- Inkassokosten: Sie sind gesetzlich gedeckelt und dürfen nicht höher sein als die Vergütung, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen könnte. Inkasso und Anwalt nacheinander für dieselbe Forderung müssen Sie in der Regel nicht doppelt bezahlen. Einzelheiten: Inkasso – was tun?
- Gerichtliches Mahnverfahren: Beantragt der Gläubiger einen Mahnbescheid, kommen Gerichtskosten und gegebenenfalls Anwaltskosten hinzu. Aus dem anschließenden Vollstreckungsbescheid kann 30 Jahre lang vollstreckt werden.
Mahngebühren von Behörden und Kassen
Für öffentliche Gläubiger gelten eigene, gesetzlich festgelegte Sätze – hier lässt sich über die Höhe nicht streiten, wohl aber über einen Erlass im Härtefall:
- Finanzamt: Säumniszuschlag von einem Prozent für jeden angefangenen Monat. Mehr dazu: Steuerschulden beim Finanzamt.
- Krankenkasse: ebenfalls ein Prozent je angefangenen Monat auf rückständige Beiträge. Mehr dazu: Schulden bei der Krankenkasse.
- Rundfunkbeitrag: ein Prozent der Beitragsschuld, mindestens acht Euro. Mehr dazu: GEZ-Schulden.
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Überhöhte Mahngebühren: So wehren Sie sich
- Aufschlüsselung verlangen: Welche Kosten sind wofür entstanden? Eine pauschale „Mahngebühr 10 Euro“ muss der Gläubiger begründen können.
- Berechtigte Forderung bezahlen: Überweisen Sie die Hauptforderung und geben Sie im Verwendungszweck an, worauf Sie zahlen. So laufen keine weiteren Zinsen auf.
- Schriftlich widersprechen: Teilen Sie mit, dass Sie die Mahnkosten nur in Höhe der nachgewiesenen Sachkosten anerkennen.
- Nicht einschüchtern lassen: Wegen eines Streits um wenige Euro Mahngebühren darf kein SCHUFA-Eintrag erfolgen, solange Sie die Forderung bestritten haben.
- Kein Schuldanerkenntnis unterschreiben, das überhöhte Nebenkosten festschreibt. Warum: Schuldanerkenntnis – Folgen und Risiken.
Wenn sich die Mahnungen häufen
Eine einzelne Mahngebühr ist ärgerlich, mehr nicht. Kommen aber jeden Monat neue Mahnungen von verschiedenen Absendern, geht es nicht mehr um Gebühren, sondern um die Frage, ob Ihre Einnahmen die Ausgaben noch decken. Dann werden aus kleinen Forderungen schnell große: Inkassokosten, Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid, Pfändung. Je früher Sie sich einen Überblick verschaffen, desto mehr Möglichkeiten bleiben. Ein erster Schritt ist die kostenlose Schuldenanalyse; woran Sie erkennen, dass es Zeit ist, lesen Sie unter 7 Warnsignale.
Häufige Fragen zu Mahngebühren
Rechtsgrundlagen: §§ 280, 286, 288, 309 Nr. 5 BGB · BGH, Urteil vom 26.06.2019 – VIII ZR 95/18 · Basiszinssatz 1,52 % seit 1. Juli 2026 · Stand: Oktober 2026
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Kai Lange ist Volljurist bei der LR Schuldnerberatung (Rechtsanwaltskanzlei Christian Alexander) in Hamburg, München und Köln. Als ehemaliger Insolvenzverwalter und Treuhänder kennt er das Insolvenzrecht aus beiden Perspektiven und begleitet seit vielen Jahren Privatpersonen und ehemals Selbständige bei Schulden, Pfändung, Privatinsolvenz und Restschuldbefreiung.
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